Zdarza się, że niekiedy do służbowego maila, konieczne jest dodanie załącznika. O tym, że załącznik został przesłany wraz z wiadomością elektroniczną, należy poinformować odbiorcę. W przeciwnym razie może się bowiem zdarzyć, że odbiorca wiadomości nie zauważy załącznika i w ogóle go nie otworzy. Jeśli zależy na tym, aby adresat przeczytał wysłaną przez nas wiadomość i chcemy mieć pewność, że tak właśnie się stało, warto skorzystać z możliwości, jaką daje funkcja potwierdzenia otrzymania wiadomości.
Funkcja ta przydatna jest zwłaszcza wtedy, gdy zależy na tym by znać dokładną datę i godzinę wpłynięcia wiadomości do odbiorcy. Należy jednak pamiętać, że funkcji potwierdzenia otrzymania wiadomości nie należy nadużywać, ale stosować ją tylko w sytuacjach, gdy wysyłamy bardzo ważne lub bardzo pilne maile. Jeśli opcję tą będziemy wykorzystywać za każdym razem, może się zdarzyć, że adresat przestanie otwierać nasze maile. Niezwykle istotne jest to, by w korespondencji służbowej stosować zasadę, że na wiadomości elektroniczne odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
Jeśli nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć w takim terminie, bo na przykład musimy dokonać dodatkowych ustaleń, wtedy należy poinformować o tym odbiorcę i wyznaczyć termin, w jakim prześlemy dokładne informacje.
