Wiadomość e-mail przesyłana w ramach elektronicznych korespondencji służbowych, powinna cechować się kilkoma bardzo ważnymi zasadami.
Nie zastosowanie się do tych zasad może spowodować, że nasze wiadomości będą odbierane przez adresatów jako nieprofesjonalne, a być może nawet jako niegrzeczne, co może mieć przełożenie na wizerunek nasz oraz firmy, którą reprezentujemy.
Pierwszą z zasad, o jakiej powinniśmy bezwzględnie pamiętać jest to, by nasze wiadomości zawsze posiadały temat, który pokrótce będzie opisywał, co jest w treści wiadomości.
Temat powinien być zwięzły i zrozumiały dla odbiorcy.
Niedopuszczalne jest wysyłanie elektronicznych wiadomości służbowych, bez wpisanego w odpowiednio do tego celu przeznaczone pole tematu i to nie tylko ze względu na obowiązujące zasady savoir vivre, ale także dlatego, że wiadomości, które nie będą posiadały tematu, mogą zostać odebrane przez adresata jako spam lub wiadomość z wirusem.
W przypadku, gdy zapomnimy wpisaniu tematu wiadomości, może się zdarzyć, że odbiorca usunie wiadomość, zanim zapozna się z jego treścią.
